Airtable frente a Google Sheets

¿Qué es Google Sheets?

Propuesto por Google en 2006, Google Sheets pretende poner en línea toda la potencia de la hoja de cálculo Excel. Es un verdadero avance para las empresas y sus equipos, sobre todo en términos de sincronización de datos entre distintos dispositivos y de colaboración.

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Google Sheets es probablemente una de las herramientas más utilizadas hoy en día en las empresas. Entre otras cosas, porque permite realizar muchos análisis y cálculos de forma sencilla y rápida.

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Es importante tener en cuenta que Google Sheets se utiliza (o debería utilizarse) como una hoja de cálculo, no como una base de datos.

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Así que sí, ambos entornos tienen columnas, filas y celdas. Pero las funcionalidades y usos son bastante diferentes.

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¿Qué es Airtable?

Creada en 2013, Airtable parece a primera vista una alternativa a Google Sheets, con una interfaz de usuario más moderna.

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Efectivamente, hay columnas, filas y celdas. Pero Airtable actúa como una base de datos, al tiempo que ofrece las ventajas de unahoja de cálculo. Veremos las ventajas y desventajas de cada uno más adelante en el artículo.

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Más allá de ser una base de datos, Airtable añade una interfaz gráfica más agradable y funciones que permiten a sus usuarios automatizar un gran número de tareas. Todo en Nocode.

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En la actualidad, Airtable cuenta con más de 300.000 clientes de todos los tamaños. Entre ellos se encuentran Shopify, Netflix y Spotify, por nombrar solo algunos.

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Airtable también tiene una valoración de más de 11.000 millones. La empresa ha recaudado más de mil millones en 2021 y ahora es una de las organizaciones más fuertes del ecosistema Nocode.

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Google Sheets vs Airtable: Ventajas y desventajas

Ventajas de Google Sheets

Google Sheets es ahora una herramienta muy conocida que ha heredado mucho uso de Excel. Se podría decir que es su versión mejorada y que tiene muchas ventajas:

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• Google Sheets es una herramienta 100% gratuita para uso personal.
• Una herramienta muy utilizada en las empresas.
• Muy rápido de aprender, especialmente para operaciones básicas como filtrar u ordenar datos, cálculos o gráficos.
• Herramienta colaborativa. Varias personas pueden trabajar en el mismo archivo. Los datos se sincronizan en tiempo real en todos los dispositivos.
• Naturalmente bien conectado con la suite de Google.
• Google Sheets también está bien conectado con herramientas de terceros a través de herramientas de automatización como Zapier, Make (ex-Integromat) o n8n.

Desventajas de Google Sheets

Aunque Google Sheets es muy accesible, la herramienta puede quedarse rápidamente sin funciones, especialmente para conjuntos de datos más masivos y complejos:

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• Google Sheets no está diseñado para almacenar grandes cantidades de datos.
• Los tipos de datos son muy limitados en comparación con las herramientas de bases de datos. Puede resultar muy complicado procesar determinados datos con Google Sheets, como fechas o imágenes.
• No es posible controlar los datos de entrada. Por ejemplo, en una columna destinada a texto sólo se puede introducir texto.

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Google Sheets - Casos prácticos

Almacenamiento de datos

Google Sheets es tan popular porque facilita mucho el almacenamiento y la organización de datos cuando se trata de una simple tabla de datos. En este caso, la herramienta no requiere conocimientos técnicos avanzados.

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Contabilidad y finanzas

Google Sheets es especialmente utilizado por los equipos empresariales y financieros para gestionar sus cuentas o previsiones financieras: crear un presupuesto para el año siguiente o gestionar el flujo de caja, por ejemplo.

Educación

A menudo se olvida, pero las instituciones educativas, como escuelas y universidades, suelen ser los primeros usuarios de las hojas de cálculo. Google Sheets puede ser utilizado tanto por profesores como por estudiantes.

Operaciones de marketing y ventas

Es muy común ver a los equipos de marketing y ventas utilizando Google Sheets para la gestión y el enriquecimiento de leads, antes de integrarlos en herramientas empresariales como HubSpot.

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Hemos puesto algunos ejemplos, pero la lista es tan larga que podríamos seguir y seguir.

Airtable vs Google Sheets : Ventajas y desventajas

Ventajas de Airtable

Desde sus inicios, Airtable se ha posicionado como una solución híbrida de hoja de cálculo y base de datos. Poco a poco, se han ido introduciendo mejoras en torno a la automatización de tareas. Aquí están las ventajas notables:

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• Posibilidad de establecer relaciones entre las distintas tablas y evitar así rellenar dos veces la misma información.
• Buen control de los datos. Airtable le permite controlar la llegada de datos a la base de datos, en particular mediante la definición de un modelo de datos.
• Es posible dar cabida a un importante volumen de datos.
• Herramienta más accesible que una base de datos tradicional. No es necesario saber SQL, por ejemplo.
• Capacidad para crear cuadros de mando rápidamente con Interface Designer
• Se puede crear lógica y automatización, creando un sólido back-end para las aplicaciones mediante la interconexión con herramientas como Softr, WeWeb o Stacker.
• La colaboración es muy avanzada, incluida la posibilidad de crear vistas privadas o en colaboración.

Desventajas de Airtable

Aunque Airtable parece entrar en la categoría de herramientas más modernas y versátiles, tiene algunos inconvenientes:

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• Aunque se trata de una herramienta Nocode, sigue siendo necesario tener ciertos conocimientos de bases de datos para construir un modelo sólido y escalable.
• Como con todos los SaaS, uno puede frustrarse rápidamente con el plan gratuito. Puede ser bastante frustrante tener que pagar por una herramienta de tratamiento de datos cuando se está solo o en un equipo pequeño.
• Puede parecer menos intuitivo realizar análisis y visualizaciones de datos sencillos y rápidos que con hojas de cálculo como Google Sheets.

Airtable - Casos prácticos

Gestión de proyectos

Es posible hacer una lista de todos sus proyectos en Airtable y dividirlos en varias tareas para ser lo más organizado y productivo posible.

Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)

Con su base de datos y su sistema de relaciones, Airtable es ideal para construir tu CRM de forma personalizada según tu modelo de negocio. Si nos fijamos en los precios de HubSpot o Salesforce, esta opción puede resultar muy económica si el modelo de datos está bien pensado desde el principio.

Recursos Humanos

Airtable puede utilizarse como un ATS (Applicant Tracking System) y ahorrar mucho dinero en comparación con las herramientas especializadas.

Gestión de existencias

Airtable le permite seguir la evolución de sus existencias de mercancías desde Airtable y crear automatizaciones para ser avisado en el momento oportuno de reabastecerse, por ejemplo.

Gestión de contenidos

Cree tareas, asigne responsabilidades y controle los plazos de cada contenido para mantener el ritmo de la estrategia establecida.

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Airtable frente a Google Sheets: tabla comparativa

Conclusión: ¿Cuándo utilizar Airtable frente a Google Sheets?

Tras una breve descripción general de las dos herramientas, a continuación te resumimos cuándo deberías utilizar Google Sheets en lugar de Airtable.

¿Cuándo utilizar Google Sheets?

• Para cálculos y visualizaciones sencillos, puede ser mejor quedarse con Google Sheets.
• Si quieres seguir con una solución gratuita
• Si quieres dar el formato que quieras a tus datos. Google Sheets ofrece mucha más flexibilidad en este sentido.

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¿Cuándo utilizar Airtable?

• Si necesita crear relaciones entre diferentes tablas. Entonces, si necesita manejar conjuntos de datos más complejos.
• Si procesa grandes volúmenes de datos.
• Si desea crear aplicaciones. Airtable puede servir como su back-end.
• Si desea desencadenar muchas acciones a partir de sus datos Airtable: como el envío de correos electrónicos o la creación de tareas para sus equipos. Airtable ofrece muchas automatizaciones que la convierten en una herramienta muy potente.