Airtable vs Google Sheets

Qu’est-ce que Google Sheets ?

Proposé par Google en 2006, Google Sheets veut apporter aux utilisateurs toute la puissance du tableau Excel en ligne. C’est un véritable progrès pour les entreprises et leurs équipes notamment d’un point de vue synchronisation des données entre différents appareils et en termes de collaboration.

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Google Sheets est probablement aujourd’hui l’un des outils les plus utilisés dans les entreprises. Notamment puisqu’il permet d’effectuer de nombreuses analyses et calculs simplement et rapidement.

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Il est important de noter que Google Sheets est utilisé (ou devrait être utilisé) comme tableur, comme feuille de calcul, et non pas comme base de données.

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Alors effectivement, ces deux environnements présentent des colonnes, des lignes et des cellules. Mais les fonctionnalités et les usages sont pour autant bien différents.

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Qu’est-ce qu’Airtable ?

Créé en 2013, Airtable semble à première vue être une alternative à Google Sheets – avec une interface utilisateur (UI) plus moderne.

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Effectivement, on observe des colonnes, des lignes et des cellules. Mais pourtant, Airtable agit bien comme une base de données, tout en offrant les avantages d’un tableur (spreadsheet). Nous verrons quels sont les avantages et inconvénients de chacun plus tard dans l’article.

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Au-delà d’être une base de données, Airtable vient ajouter une interface graphique plus agréable et des fonctionnalités qui permettent à ses utilisateurs d’automatiser un grand nombre de tâches. Le tout en Nocode.

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Aujourd’hui, Airtable c’est plus de 300 000 clients – de toutes tailles. On compte parmi eux Shopify, Netflix ou encore Spotify… rien que ça !

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Airtable, c’est aussi une valorisation de plus de 11 milliards. L’entreprise a levé plus d’un milliard sur l’année 2021 et est aujourd'hui une des organisations les plus solides dans l’écosystème Nocode.

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Google Sheets vs Airtable : Avantages et inconvénients

Avantages de Google Sheets

Google Sheets est aujourd’hui un outil très connu qui a notamment hérité d’une utilisation massive d’Excel. On pourrait dire qu’il s’agit de sa version améliorée et présente de nombreux avantages :

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• Google Sheets est un outil 100% gratuit pour un usage personnel.
• Outil très répandu dans les entreprises.
• Prise en main très rapide – notamment pour réaliser des opérations basiques comme filtrer ou trier ses données, faire des calculs ou réaliser des graphiques.
• Outil collaboratif. Il est possible de travailler à plusieurs sur le même fichier. Les données sont synchronisées en temps réel sur tous les appareils.
• Naturellement bien connecté avec la suite Google.
• Google Sheets est également bien connecté avec des outils tiers via l’intermédiaire d'outils d’automatisation comme Zapier, Make (ex-Integromat) ou n8n.

Inconvénients de Google Sheets

Bien que Google Sheets soit très accessible, l’outil peut rapidement manquer de fonctionnalités – notamment pour des jeux de données plus massifs et complexes :

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• Google Sheets n’est pas fait pour stocker un grand volume de données.
• Les types de données sont très limités comparativement aux outils de base de données. Il peut être très compliqué de traiter certaines données avec Google Sheets comme des dates ou des images.
• Il n’est pas possible de contrôler les données à l’entrée. Par exemple, on ne peut rentrer que du texte dans une colonne prévue pour du texte.

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Google Sheets – Cas d’usage

Stockage de données

Google Sheets est si populaire car la solution permet de stocker et d’organiser ses données très simplement et rapidement lorsqu’il s’agit d’une simple table de données. L’outil ne demande pas de compétences techniques poussées dans ce cas de figure.

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Comptabilité et finance

Google Sheets est particulièrement utilisé par les équipes business et finance pour la gestion de ses comptes ou encore les prévisions financières : création de budget pour l’année à venir ou gestion de trésorerie par exemple.

Education

Souvent oubliés, mais les organismes de formation comme les Écoles ou les Universités sont souvent les premiers utilisateurs des tableurs. Google Sheets peut être utilisé tant par les professeurs que par les étudiants.

Marketing & Sales Ops

Il est très commun d’observer les équipes marketing et commerciales utiliser Google Sheets pour la gestion et l’enrichissement des prospects – avant de les intégrer dans les outils métiers comme HubSpot.

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Nous avons pris quelques exemples mais nous pourrions nous éterniser sur cette partie tant la liste est longue.

Airtable vs Google Sheets : Avantages et inconvénients

Avantages d’Airtable

Dès  sa création, Airtable a pris le positionnement d’une solution hybride entre tableur et base de données. Petit à petit, des améliorations ont été apportées autour de l’aspect automatisation des tâches. Voici les avantages notables :

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• Possibilité de construire des relations entre les différentes tables et ainsi éviter de renseigner deux fois la même information.
• Bon contrôle de données. Airtable permet de contrôler l’arrivée des données dans la base – notamment grâce à la définition d’un modèle de données.
• Il est possible d’accueillir un volume significatif de données.
• Outil plus accessible qu’une base de données traditionnelle. Il n’est pas nécessaire de connaître le SQL par exemple.
• Possibilité de créer des dashboards rapidement grâce à Interface Designer
• Possibilité de créer des logiques et des automatisations ; et donc de créer un back-end solide pour des applications en interfaçant avec des outils comme Softr, WeWeb ou Stacker.
• La collaboration est très poussée – notamment avec la capacité de se créer des vues privées ou collaboratives.

Inconvénients d’Airtable

Bien qu’Airtable semble rentrer dans la catégorie des outils plus modernes et polyvalents, il présente tout de même quelques inconvénients :

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• Bien qu’il s’agisse d’un outil Nocode, il faut tout de même avoir quelques connaissances en bases de données pour bâtir un modèle solide et scalable.
• Comme tout SaaS, on peut rapidement rester sur sa faim avec le plan gratuit. Cela peut être assez frustrant de devoir payer pour un outil de traitement de données lorsqu’on est seul ou dans une petite équipe.
• Il peut sembler moins intuitif de réaliser de simples et rapides analyses et visualisations de données qu’avec des tableurs comme Google Sheets.

Airtable – Cas d’usage

Gestion de projet

Il est possible de recenser l’ensemble de ses projets dans Airtable et de les découper en plusieurs tâches de façon à être le plus organisé et le plus productif possible.

Customer Relationship Management (CRM)

Avec son système de base de données et de relation, Airtable est idéal pour construire son CRM de façon personnalisée à son modèle d’affaires. Lorsque nous observons les prix d’HubSpot ou encore Salesforce, cette option peut s’avérer très économique si le modèle de données est bien pensé dès le début.

Ressources Humaines

Airtable peut s’utiliser comme ATS (Applicant Tracking System) et faire économiser beaucoup d’argent par rapport aux outils spécialisés.

Gestion d’inventaires

Airtable permet de suivre l’évolution de ses stocks de marchandises depuis Airtable et de créer des automatisations afin de pouvoir être alerté au bon moment pour se réapprovisionner par exemple.

Gestion de contenus

Créer des tâches, assigner des responsables et suivre les deadlines pour chaque contenu afin de tenir le rythme de la stratégie mise en place.

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Airtable vs Google Sheets : Tableau de comparaison

Conclusion : Quand utiliser Airtable vs Google Sheets ?

Après avoir fait un peu tour d’horizon de ces deux outils, voici un bref résumé pour savoir quand vous devriez utiliser Google Sheets plutôt que Airtable.

Quand utiliser Google Sheets ?

• Pour de simples calculs et visualisations, il peut être préférable de rester sur Google Sheets.
• Si vous souhaitez impérativement rester sur une solution gratuite
• Si vous souhaitez mettre en forme vos données comme vous le souhaitez. Google Sheets apporte beaucoup plus de flexibilité à ce niveau.

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Quand utiliser Airtable ?

• Si vous avez besoin de créer des relations entre différentes tables. Donc si vous avez besoin de traiter des jeux de données plus complexes.
• Si vous traitez de plus larges volumes de données.
• Si vous souhaitez construire des applications. Airtable peut vous servir de back-end.
• Si vous souhaitez déclencher de nombreuses actions à partir de vos données Airtable : comme l’envoi d’emails ou la création de tâches pour vos équipes. Airtable propose de nombreuses automatisations ce qui en fait un outil très puissant.