Puede resultar complicado orientarse en el competitivo sector de las herramientas de gestión de proyectos. El objetivo aquí es hacer zoom en dos herramientas que están a la vanguardia de la escena para guiarte mejor en tus elecciones: Confluence y Notion.

Ambos SaaS (Software as a Service) permiten una comunicación eficaz dentro de una empresa gracias a sus herramientas de creación de tareas, compartición de archivos y gestión de conocimientos y contenidos. Notion y Confluence simplifican el intercambio y la colaboración entre usuarios en tiempo real mediante comentarios y notificaciones.

Sin embargo, cada una de estas dos herramientas de gestión de proyectos también tiene características que la hacen más relevante para el tipo de empresa. En la competición Confluence vs Notion, quién es el gran campeón?

Qué es Confluence?

Confluence es un espacio de trabajo colaborativo que ayuda a los equipos a organizar y compartir información de forma eficaz.

Desarrollada por la empresa australiana Atlassian (también detrás de Trello y Jira), Confluence permite a los usuarios crear, editar y comentar todo tipo de documentos de forma colaborativa. Además, la plataforma se apoya en multitud de plantillas y aplicaciones que explotan todo su potencial para la creación de wikis, blogs y otros tipos de contenidos.

Confluence permite a los usuarios incluir vídeos, imágenes, texto, listas y mucho más. Esta solución todo en uno también incluye funciones que permiten a los usuarios asignar tareas y seguir el progreso de los proyectos en tiempo real.

Qué es Notion?

Notion es una herramienta de Nocode pensada también para facilitar la colaboración en equipo. Diseñado en 2016, este software californiano funciona con un intuitivo editor de arrastrar y soltar que permite construir rápidamente espacios de trabajo con cualquier tipo de contenido (textos, listas, imágenes, tablas, emojis...).

Como plataforma de colaboración, Notion permite a múltiples usuarios crear y editar bases de datos, wikis, calendarios y mucho más. Con funciones como los tableros Kanban para la gestión de tareas y el seguimiento de proyectos, así como un potente motor de búsqueda para encontrar el contenido que necesitas, Notion es una solución Nocode todo en uno y flexible.

Confluence frente a Notion: ventajas y desventajas

Ventajas de Confluence

Confluence es un software de colaboración muy apreciado, elegido por el 54% de las empresas de la lista Fortune 500.

Empresas como LinkedIn o Airbnb aprecian la facilidad de uso y algunas de las ventajas de esta herramienta de gestión de proyectos:

• Integración con otro software de Atlassian: como era de esperar, el resto de software desarrollado por la empresa australiana también se integra perfectamente con Confluence. Puedes beneficiarte de las capacidades de Jira para gestionar proyectos técnicos y de Trello para distribuir y organizar tareas.
• Las distintas aplicaciones y plug-ins: además de la integración del software de Atlassian, los usuarios se benefician de miles de aplicaciones y plug-ins. Todas estas herramientas permiten a los usuarios beneficiarse de las funcionalidades de otro software para optimizar la versatilidad de Confluence. Entre las más populares se encuentran Google Drive y Docs, Scroll PDF Exporter y Microsoft Teams.
• Rápido de aprender: Confluence es una herramienta de gestión de proyectos fácil de aprender gracias a sus numerosas plantillas. Además, el comando de barra "/" permite seleccionar una tabla, una imagen, un enlace, una lista de tareas y también se puede acceder a estos elementos a través del menú de la parte superior de la página. Está un poco confuso? Escriba el comando "/help" para obtener ayuda.

Desventajas de Confluence

Más rígido que Notion, Confluence tampoco está exento de defectos:

• No hay integración con bases de datos: a diferencia de Notion, Confluence no ofrece la posibilidad de crear y desarrollar bases de datos. Esto supone una importante desventaja para las empresas que las utilizan para la gestión de proyectos, la gestión de documentos o las notas de reuniones.
• Falta de flexibilidad: además de la ausencia de bases de datos, también faltan los tableros Kanban y los diagramas de Gantt. Aunque estos pueden integrarse a través de Trello o Excel, sigue siendo una forma de trabajar menos eficiente que Notion, que los integra sin necesidad de utilizar aplicaciones de terceros.

Notion frente a Confluence: ventajas y desventajas

Ventajas de Notion

Notion ofrece la principal ventaja de ser una solución Nocode versátil que no requiere conocimientos técnicos. Utilizada por empresas de renombre como Pixar o Capgemini, pero también por numerosos autónomos, startups o pymes, su interfaz visual permite crear espacios de trabajo en un tiempo récord.

Otras ventajas de Notion para la gestión de proyectos son

• Organización de tareas: con tableros Kanban y opciones de seguimiento, Notion ayuda a los equipos a dividir los proyectos en tareas más pequeñas que pueden gestionarse fácilmente en el espacio de trabajo.
• Integración con bases de datos: Notion ofrece integración nativa con bases de datos, lo que facilita enormemente el almacenamiento y la organización de todo tipo de contenidos.
• Espacio de trabajo flexible: Notion proporciona un acceso rápido a todas las tareas y proyectos en los que estés trabajando. También puedes arrastrar y soltar elementos de una página a otra para optimizar el flujo de trabajo.

Desventajas de Notion

Las principales desventajas de Notion son

• Más complejo de aprender: la excelente flexibilidad y versatilidad de Notion implica una curva de aprendizaje más larga. Como nuevo usuario, tendrá que tomarse un tiempo para acostumbrarse a sus posibilidades casi ilimitadas y a su interfaz minimalista. La implantación en una gran empresa requerirá aún más organización antes de lograr un funcionamiento óptimo.
• El precio es más elevado: aunque ofrece una suscripción personal gratuita, el plan Plus cuesta 8 $/mes por usuario y la suscripción Business 15 $/mes por usuario. A modo de comparación, la suscripción gratuita de Confluence ya permite hasta 10 usuarios (aunque sólo incluye 2 GB de almacenamiento) y la suscripción estándar cuesta 5,75 $/mes por usuario. Una diferencia notable, especialmente para las grandes organizaciones.
• Complejidad en la gestión de grandes proyectos: Notion es adecuado para proyectos pequeños, pero también puede resultar difícil cuando se trata de proyectos de mayor envergadura. No es raro acabar con varias páginas pequeñas en lugar de una página grande que ofrezca una visión general de todo el proyecto.

Confluence o Notion: tabla comparativa

Si todavía está dudando entre Confluence y Notion, esta tabla comparativa le ayudará a tomar la decisión correcta ofreciéndole una visión general de sus principales características:

Conclusión: cuál es la mejor herramienta para la gestión de proyectos?

En todos los casos, Confluence y Notion son soluciones completas para la gestión de proyectos.

Hasta ahora, Confluence era más adecuada para grandes empresas, ya que ofrece funciones de gestión de proyectos más avanzadas. Pero desde 2022, Notion ha progresado notablemente y no tiene nada que envidiar a herramientas como Confluence o Asana.

El reto será enmarcar adecuadamente los procesos en Notion para no acumular demasiado desorden, dada la flexibilidad de la herramienta.

Lo ideal es contar con el acompañamiento de una agencia desde el principio para enmarcar la aplicación y formar a los equipos.