Il peut être compliqué de s’y retrouver dans l’industrie des outils de gestion de projet tant il est compétitif. L’objectif est ici de faire un zoom sur deux outils qui sont sur les devants de la scène pour mieux vous orienter de vos choix : Confluence et Notion.

Les deux SaaS (Software as a Service) permettent une communication efficace au sein d’une entreprise grâce à leurs outils de création de tâches, de partage de fichiers, de gestion des connaissances et des contenus. Notion et Confluence simplifient ainsi le partage et la collaboration des utilisateurs en temps réel grâce aux commentaires et notifications.

Cependant, chacun de ces 2 outils de gestion de projet présente aussi des caractéristiques qui le rendent plus pertinent selon le type d’entreprise. Dans la compétition Confluence vs Notion, qui est alors le grand champion ?

Qu’est-ce que Confluence ?

Confluence est un espace de travail collaboratif qui aide les équipes à organiser et à partager efficacement les informations.

Développé par la compagnie australienne Atlassian (aussi à l’origine de Trello et Jira), Confluence permet de créer, de modifier et de commenter toutes sortes de documents de manière collaborative. En outre, la plateforme s’appuie sur une multitude de modèles et d’applications qui exploitent tout son potentiel pour la création de wikis, de blogs et d’autres types de contenu.

Confluence permet aux utilisateurs d’inclure des vidéos, des images, du texte, des listes et bien plus encore. Cette solution tout-en-un comprend également des fonctionnalités qui permettent d’assigner des tâches et de suivre l’avancement des projets en temps réel.

Qu’est-ce que Notion ?

Notion est un outil Nocode également conçu pour faciliter la collaboration au sein des équipes. Conçu en 2016, ce logiciel californien fonctionne avec un éditeur glisser-déposer (drag and drop) intuitif qui permet de construire rapidement des espaces de travail avec tout type de contenu (textes, listes, images, tableaux, émojis…).

En tant que plateforme collaborative, Notion permet à plusieurs utilisateurs de créer et modifier des bases de données, des wikis, calendriers et bien plus encore. Avec des fonctionnalités telles que les tableaux Kanban pour la gestion des tâches et le suivi des projets, ainsi qu’un puissant moteur de recherche afin de trouver le contenu dont vous avez besoin, Notion est une solution Nocode tout-en-un et flexible.

Confluence vs Notion : Avantages et inconvénients

Avantages de Confluence

Logiciel collaboratif dont la réputation n’est plus à faire, 54 % des entreprises du Fortune 500 ont choisi Confluence.

Des entreprises comme LinkedIn ou Airbnb apprécient sa facilité d’utilisation et certains avantages que propose cet outil de gestion de projet :

• L’intégration avec les autres logiciels de la suite Atlassian : comme vous pouvez vous en douter, les autres logiciels également développés par l’entreprise australienne s’intègrent parfaitement avec Confluence. Vous pourrez ainsi bénéficier des aptitudes de Jira pour la gestion des projets techniques et de Trello pour la répartition et l’organisation des tâches.
• Les différentes applications et plug-ins : en plus de l’intégration des logiciels Atlassian, les utilisateurs bénéficient de milliers d’applications et de plug-ins. Tous ces outils permettent de bénéficier des fonctionnalités d’autres logiciels pour optimiser la polyvalence de Confluence. On peut notamment mentionner Google Drive et Docs, Scroll PDF Exporter ou encore Microsoft Teams parmi les plus populaires.
• La prise en main rapide : Confluence est un outil de gestion de projet qui s’apprivoise aisément grâce à ses nombreux templates. En outre, la commande slash « / » permet de sélectionner un tableau, une image, un lien, une liste de tâches et ces éléments sont également accessibles via le menu en haut de page. Vous êtes un peu perdu ? Tapez la commande « /help » pour obtenir de l’aide.

Inconvénients de Confluence

Plus rigide que Notion, Confluence n’est pas non plus dépourvu de certaines failles :

• Pas d’intégration des bases de données : contrairement à Notion, Confluence n’offre pas la possibilité de créer et développer des bases de données. Un inconvénient conséquent pour les entreprises qui les utilisent dans la gestion de projets, de documents ou de notes de réunion.
• Manque de flexibilité : en plus de l’absence des bases de données, les tableaux Kanban et les diagrammes de Gantt manquent aussi à l’appel. Bien que ceux-ci puissent être intégrés via Trello ou Excel, cela reste tout de même une méthode de fonctionnement moins efficace que celle de Notion qui les intègre sans passer par des applications tierces.

Notion vs Confluence : avantages et inconvénients

Avantages de Notion

Notion offre l’avantage principal d’être une solution Nocode polyvalente qui ne nécessite pas de connaissances techniques. Utilisé par des compagnies renommées comme Pixar ou Capgemini mais aussi par de nombreux freelances, startups ou PME, son interface visuelle permet de créer des espaces de travail en un temps record.

Parmi les autres avantages de Notion pour la gestion de projet, citons :

• L’organisation des tâches : avec des tableaux Kanban et des options de suivi, Notion aide les équipes à décomposer les projets en petites tâches qui peuvent être facilement gérées dans l’espace de travail.
• L’intégration des bases de données : Notion propose l’intégration de base de données de façon native, ce qui facilite grandement le stockage et l’organisation de tous les types de contenu.
• Espace de travail flexible : Notion permet un accès rapide à toutes les tâches et les projets sur lesquels vous travaillez. Vous pouvez également glisser et déposer des éléments d’une page à l’autre pour obtenir un flux de travail optimal.

Inconvénients de Notion

Voici les principaux inconvénients de Notion :

• Plus complexe à prendre en main : l’excellence de Notion en matière de flexibilité et de polyvalence implique une courbe d’apprentissage plus longue. En tant que nouvel utilisateur, vous devrez prendre un certain temps pour vous familiariser avec ses possibilités presque illimitées et son interface minimaliste. La mise en place dans une grande entreprise demandera encore plus d’organisation avant d’atteindre un fonctionnement optimal.
• Le prix est plus élevé : bien qu’il propose un abonnement personnel gratuit, le plan Plus est à 8 $/mois par utilisateur et l’abonnement Business est à 15 $/mois et par utilisateur. À titre de comparaison, l’abonnement gratuit de Confluence permet déjà jusqu’à 10 utilisateurs (bien qu’elle n’inclue que 2 Go de stockage) et l’abonnement standard est à 5,75 $/mois et par utilisateur. Une différence notable, surtout pour les plus grandes structures.
• Complexité dans la gestion des grands projets : Notion est approprié pour les petits projets, mais peut également se révéler ardu lorsqu’il s’agit de projets plus ambitieux. Il n’est pas rare de se retrouver avec plusieurs petites pages au lieu d’une grande page qui donne un aperçu de l’ensemble de votre projet.

Confluence ou Notion : tableau de comparaison

Si vous hésitez encore entre Confluence et Notion, ce tableau comparatif vous aidera à prendre la bonne décision en vous fournissant une vue d’ensemble de leurs principales caractéristiques :

Conclusion : quel est le meilleur outil pour la gestion de projets ?

Dans tous les cas, Confluence et Notion constituent des solutions complètes pour la gestion de projets.

Jusqu’à présent, Confluence était plus adapté pour les grandes entreprises puisqu’elle offre des fonctionnalités plus avancées pour la gestion de projet. Mais depuis 2022, Notion a fait de nets progrès et n’a rien à envier à des outils comme Confluence ou encore Asana.

Tout l’enjeu sera de bien cadrer les processus dans Notion pour ne pas accumuler trop de désordre – au vu de la flexibilité de l’outil.

L’idéal est de se faire accompagner par une agence au départ pour cadrer sa mise en place et pour former les équipes.