Slack et Productivité : pourquoi instaurer des règles de groupe ?

Slack est un magnifique outil de collaboration et de communication synchrone en interne comme externe. Les cas d’usage sont nombreux :

• Échanger avec son équipe
• Échanger avec l’ensemble des collaborateurs
• Créer des alertes automatisées pour prévenir l’équipe Sales d’un nouveau lead
• Automatiser la création d’un message dans une chaîne dédiée lorsqu’un post est publié sur les réseaux sociaux depuis les pages Entreprise.
• Créer rapidement des sondages pour récupérer l’avis de chacun.
• Et j'en passe...

Mais Slack peut également être un outil perturbateur qui nuit à la productivité et la concentration des employés. Trop de notifications, une incitation à demander plutôt que chercher par soi-même, une pastille rouge sur le coin de l’application de l’application qui déstabilise.

C’est pourquoi nous vous avons rédigé des guidelines qui vous permettront d’améliorer la qualité de vos échanges et gagner en productivité.

1️. Répondre dans le fil de discussion

Afin de rendre la lecture des chaînes plus claires, il est important de répondre dans le fil de discussion plutôt que de publier un nouveau message.

• Pour éviter de « flooder », c’est-à-dire d’inonder la chaîne de messages. Cela apportera plus de visibilité et facilitera les recherches.
• Pour éviter de spammer 😎

Voici un bel exemple à respecter !

2️. Sauter des lignes plutôt que publier plusieurs messages

On l’a mis en deuxième position mais entre-nous... ce point aura également sa place dans le top 1.

Utilisez le saut de ligne (MAJ + ENTER) afin de :

• Permettre aux collaborateurs de créer un Thead
• Éviter de spammer (encore 😎). Certain·es se reconnaîtront ici.

3️. Évitez les @channel, @here, @chaine, @all au maximum

Réservez ces mentions/tags pour :

• Des annonces qui concernent l'ensemble des membres de la chaîne
• Récupérer des feedbacks de la part des membres d'une chaîne
• Objectif une information urgente - dans le sens strict du terme s’il vous plaît.

On vous conseille d’ailleurs de créer des équipes dans Slack. Cela vous permettra de notifier qu’un certain groupe de personnes.

4️. Privilégier la création de chaînes publiques

Les chaînes publiques apportent plus de flexibilité dans notre communication pour les raisons suivantes :

• Possibilité de rentrer/sortir sans notifier un collaborateur
• Possibilité de créer des règles d'automatisation (système de notification par exemple) → Impossible pour les chaînes privées.

🙂 Bien entendu, il est préférable de garder certaines chaînes privées pour des raisons de confidentialité (Admin/Finance, Teams, Founders...).

5. Réglez vos notifications

Notre temps d’attention est précieux. Limitez vos notifications au maximum pour le préserver.

Deux moyens

1. Via les paramètres directement

2. Activez le mode « Mute» dans vos moments « focus » pour rester concentré·e jusqu’au bout.

6. Google it first

Règle importante dans la vie de chacun : « Google it! »

Il est important de prendre le réflexe de chercher par soi-même avant de solliciter votre N+1 (ou la personne premièrement concernée).

Petit guide des questions à se poser :

1. L'information est-elle déjà présente dans Notion (ou dans votre base de connaissances interne ?)
2. Puis-je accéder à l'information facilement grâce à Google ?
3. Puis-je accéder à l'information relativement facilement et rapidement en cherchant un peu ?
4. Si non → N'ayez pas peur de demander à vos agréables collègues 🤓