Il fut un temps où le Shadow IT se limitait aux macros Excel et autres astuces de suites de logiciels traditionnels, achetés par la majorité des organisations dans le monde et que tout le monde connaît. Mais avec les outils Nocode, cette tendance est devenue un véritable phénomène de société, voire même un challenge ​qui échappe au contrôle de l'IT.

Définition : C'est quoi le shadow IT ?

Le shadow IT est une pratique, désignant l'utilisation d'outils différents de ceux fournis par les DSI des entreprises. Cela peut être le résultat d'un manque de confiance dans le département informatique, d'un manque de connaissance du département informatique. Ainsi que d’une envie d'itérer et de tester des solutions métier par soi-même.

Mais avec l'émergence des outils Nocode survitaminés, le shadow IT connaît une croissance exponentielle ces dernières années. A tel point que la société de conseil CEB estime que 40 % de toutes les dépenses informatiques d'une entreprise seront désormais effectuées en dehors des décisions des DSI et à l'insu des managers de chaque département. Mais pas de panique, le Shadow IT n'est pas votre ennemi, chères DSI. Il existe de nombreuses façons de gérer le Shadow IT. 

Examinons les solutions organisationnelles et techniques les plus courantes pour passer de l'ombre à lumière. Et surtout se faire aimer de ses collaborateurs, qui seront très heureux de ne plus avoir à se cacher car, il faut bien l'avouer, Notion c'est bien pratique tout de même

Le Shadow IT prend de plus en plus d'ampleur dans les entreprises si l'on en croit l’étude du cabinet de conseil Frost & Sullivan qui révèle que "80% des salariés admettent utiliser des solutions informatiques sans l’accord formel de leur DSI". Et dans les solutions informatiques utilisées le plus couramment, on retrouve de nombreux outils Nocode qui permettent de créer des sites internet, landing pages, applications web ou mobiles, de manière beaucoup plus rapide et beaucoup moins chère (voire même gratuite) qu’en passant par du développement informatique traditionnel.

Certes, en utilisant des outils non sélectionnés et autorisés par la DSI, les équipes peuvent confronter leur entreprise à des dangers tels que les risques d’infection par des virus, le vol d’identifiants, le vol de données sensibles, etc.. Cependant, l'utilisation des outils Nocode part d'une volonté du collaborateur d’augmenter la productivité, il est donc aujourd'hui important de reconnaître et d'accompagner le mouvement qui ne va de toute façon que s'amplifier. Côté DSI, il faut désormais le voir comme une opportunité de libérer du temps de développement pour les équipes techniques afin de les recentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et accélérer l'innovation de l'entreprise.

Pourquoi le Shadow IT a-t-il pris tant d'ampleur dans les entreprises ?

Aujourd’hui, on observe un vrai besoin de moderniser les outils en place dans les entreprises, que ce soit dans les PME ou les grands groupes. Les stack techniques n’ont pas bougé depuis 15-20 ans, les outils sont vieillissants et ne répondent plus aux usages des collaborateurs ; ils peinent même de plus en plus à suivre les besoins réels du métier qui souhaite toujours plus de personnalisation et des interfaces faciles à utiliser.

Ainsi, quelle que soit votre structure d’entreprise, il y a fort à parier que certains de vos collaborateurs font déjà usage du Shadow IT, c’est-à-dire qu’ils utilisent ou mettent en place des outils informatiques sans l’approbation de leur direction ou du service IT. L’exemple le plus commun est l’utilisation d’espaces Cloud et SaaS personnels pour la partage de fichiers professionnels entre collaborateurs.

Ce phénomène est largement dû aux grandes transformations numériques lancées par les entreprises et, en parallèle, il est la conséquence de processus de validation informatique parfois complexes et nécessitant de nombreuses validations de sécurité.

Résultat. Les équipes ont besoin de reprendre la main sur leur métier et gagner en autonomie ; elles préfèrent donc passer par des outils, notamment Nocode, pour aller plus vite et faire des expériences plus poussées de manière plus agile. Il s’agit la plupart du temps d’outils qui nécessitent peu d’investissements et de compétences techniques (voire pas du tout), et leur implémentation n’exige généralement pas d’intervention de la part de la DSI.

Trouvez les employés rebelles et faites-en une force

Partir à la recherche des profils de votre entreprise qui font du Shadow IT, c’est mettre la main sur des pépites cachées qui peuvent se révéler être des candidats à très fort potentiel. 

Généralement, les collaborateurs s’adonnant au Shadow IT ont une seule volonté : travailler plus efficacement et apporter plus de performance à leur métier. D'ailleurs, à en croire une enquête publiée par Entrust Datacard, le Shadow IT n'a pas que des mauvais côtés : 97 % des professionnels de l'informatique s'accordent à dire que les employés sont plus productifs lorsqu'ils sont autorisés à utiliser leurs technologies préférées au travail. Ils sont aussi plus susceptibles de rester dans l’entreprise à long terme.

Ils sont une véritable force pour l’entreprise. En plus d’avoir une réelle envie de participer au développement d’applications pour améliorer le quotidien de leur métier, ils savent fédérer les équipes autour d’eux et portent la bonne parole en interne via leur enthousiasme et leur créativité. Ils permettent ainsi de faciliter le changement et l’adoption de nouvelles solutions.

Jusque-là considérés comme des “rebelles” face aux méthodes plus traditionnelles de l’entreprise, il est temps de les mettre en avant et de valoriser leur savoir-faire. Capitalisez sur ces potentiels prometteurs en leur proposant de se former au Nocode ; cela vous permettra ensuite d’intégrer des experts 100% Nocode au sein de la DSI qui vous aideront à choisir et implémenter les bonnes solutions Nocode pour transformer plus efficacement votre organisation.

L’avantage du Nocode pour les Directions informatiques

En acceptant l’utilisation d’outils Nocode en interne, les DSI redonnent du temps à leurs équipes pour se recentrer sur des missions à forte valeur (IA, ERP, data,...) car cela permet de sortir de leur périmètre des tâches de développement chronophages.

INFOGRAPHIE :

DSI, pourquoi passer au Nocode ?

• accélérer l’innovation et la transformation digitale de l’entreprise, 
• libérer du temps pour vos ressources informatiques,
• revaloriser le travail des développeurs et les remotiver sur des tâches à forte valeur ajoutée,
• mettre en évidence les difficultés rencontrés par les collaborateurs dans l'utilisation des outils informatiques en place,
• identifier les besoins réels des utilisateurs pour réussir le déploiement plus large d'une solution Nocode,
• redonner aux métiers la possibilité de créer des outils qui répondent exactement à leurs besoins ou aux besoins des clients de manière agile, et dans des conditions de sécurité optimale,
• résoudre les problèmes liés à l'adoption utilisateurs et à la gestion du changement car ce sont les collaborateurs eux-mêmes qui ont sélectionné, testé et maîtrisé la nouvelle application, 
• éviter les dangers possibles de pratiques Shadow IT en les devançant et les contrôlant. ne plus lutter contre le Shadow IT en le devançant et en le contrôlant.

Les DSI qui aujourd’hui ont intégré dans leur quotidien les outils Nocode sont celles qui ont été à l’écoute des collaborateurs ; elles répondent mieux aux besoins métiers des équipes et sont beaucoup plus agiles sur les projets de transformation.

Devancez les risques de sécurité en anticipant

Le Shadow IT est une réalité dont les DSI ne peuvent pas se débarrasser en totalité. Il est donc indispensable pour les services informatiques de bien distinguer le bon Shadow IT du mauvais. L’objectif est alors de trouver un juste milieu pour permettre aux collaborateurs d’utiliser des applications adaptées à leurs usages et leur métier tout en maintenant un contrôle des données par la DSI de manière à réduire les risques.

Proposer en premier des outils Nocode ou être à l'écoute de ce que veulent utiliser les équipes permet d’éviter qu’ils ne choisissent eux-mêmes, et ainsi que les consignes de sécurité (surtout celles de l'accès à la donnée) ne soient pas respectées.

NoCode : Ecouter les équipes métiers, de la confiance se construit la sécurité

En écoutant les besoins et parfois bonnes trouvailles de ses collaborateurs, le DSI a tout à gagner en instaurant lui-même un usage à ces outils Nocode. Car ces derniers ne sont pas moins sécurisés que les outils développés avec du code. Ce sont les usages qui diffèrent. En prenant le contrôle sur l’utilisation des outils Nocode, le DSI en délègue l’accès et les restreints quand nécessaire. Les pratiques shadow IT ouvertes à tous servent l’ensemble de l’entreprise. Cette dernière devient plus performante, plus personnalisée dans ses pratiques vis-à-vis des attentes de ses collaborateurs, lui permet de rester compétitif dans son domaine et améliore le bien-être entier de son organisation. 

Les pratiques Shadow IT doivent donc être maîtrisées mais pas étouffées. Car avec la croissance des possibilités des outils NoCode, Excel, Word et autres logiciels traditionnels, tendent à disparaître au profit de ces solutions survitaminées et accessibles. Et les entreprises les plus avantagées seront celles dont les collaborateurs en connaissent les usages.